Az alapnyilvántartások közös jellemzője, hogy azokból megállapítható a magánszemély adóköteles bevételeinek összege, amely alapján a jövedelem meghatározható.

De például egy olyan magánszemély, aki önálló tevékenységével kapcsolatban nem kíván költséget elszámolni az adó és adóelőleg megállapításánál és a bevételét kifizetőtől szerezte, nem köteles az alapnyilvántartás vezetésére. Tipikusan ide tartozik például az az ingatlan-bérbeadó, aki egy vállalkozásnak adja bérbe ingatlanát, és bevételével szemben csak a 10 százalékos költséghányadot érvényesíti. Szintén ebbe a körbe tartozik az, akinek egy vállalkozás fizet megbízási díjat és nem kíván tételesen költséget elszámolni a bevételével szemben. Az ő esetükben az adóigazolás megőrzésével teljesül az alapnyilvántartás-vezetési kötelezettség.

Fontos szabály, hogy a magánszemély a különböző önálló  és nem önálló tevékenységeire külön-külön egyszerre akár többféle, a feltételeknek megfelelő alapnyilvántartás vezetésére is kötelezett.

További részleteket a szabályokról az Adózóna cikkében olvashatnak.