Digitális átállásra kényszerül cége? Ezt a 10 dolgot fontolja meg vezetőként!
A koronavírus miatt történelmi időket élünk. Mindez igaz a munka világára is; tömegével vonulnak a cégek dolgozói home office-ba, ami megannyi kihívás elé állítja nemcsak a dolgozókat, de a vásárlókat és ügyfeleket is. A vezetők azonban tekinthetnek erre a helyzetre lehetőségként is.
A kialakult komplikált helyzetben az egyik legnagyobb teher kétségkívül a vezetőkön van, akiknek nemcsak a cég zökkenőmentes működéséről kell gondoskodniuk és felkészülniük az előttünk álló nehezebb gazdasági helyzetre, de át kell állítaniuk a vállalatot a távmunkára, valamint megoldani az ügyfelek hatékony kiszolgálását. Emellett nem szabad elfeledkezniük a legfontosabbról sem: a dolgozók egészségének védelméről.
Se technológia, se bizalom
Bár a 21. században már nem ördögtől való gondolat az otthoni munkavégzés, a Gartner kutatásai szerint sok céget érhet váratlanul a tömeges home office. A HR-vezetők 91%-a állítja azt, hogy cége már átállt a koronavírus miatt a tömeges távmunkára, ám a technológia és infrastruktúra hiánya igencsak sok problémát okoz számukra. Ez nem is csoda, miután 54%-uk nyilatkozta azt, hogy a hatékony otthoni munkavégzés legnagyobb hátránya, hogy nincsen biztosítva a technológia háttér. Az, hogy a cégek eddig nem készültek fel a távmunkára, vélhetően a bizalmatlanság miatt alakulhatott ki: a megkérdezettek 76%-a állította azt, hogy sokan fejezték ki aggodalmukat a vezetők közül, hogy csapatuk otthonról korántsem fog olyan hatékonyan dolgozni, mint az irodából. A bizalmatlanságra jó bizonyíték az is, hogy bár a vállalatok 93%-nál a közép- és felsővezetőkre bízzák a home office lehetőségének kérdését, ám nekik csak 56%-a engedi meg beosztottjainak, hogy adott esetben otthonról végezzék el munkájukat.
A home office a jövő és a lehetőség
Pedig a home office nem csak a koronavírus sújtotta időkben fontos – a home office egyszerűen a jövő. A felmérés szerint a szakemberek 64%-a állítja azt, hogy munkáját valójában már bárhonnan el tudná végezni, és hogy erre sokszor van is lehetősége. És ez a szám a jövőben csak növekedni fog: 2030-ra, mikorra is a Z-generáció már teljes erőbevetéssel jelenik meg a munkahelyeken, a home office iránti igény várhatóan 30%-kal lesz magasabb.
Vagyis az előttünk álló bonyolult hetek értékes tanulságokat is rejthetnek magukban. Most, hogy sok cég rákényszerül a home office intézményére, itt az idő, hogy felfedezzük annak minden lehetőségét, és a nehéz időszak végén levonjuk a következtetéseket – tanuljunk belőlük, kamatoztassuk őket, majd építsük tovább az otthoni munka rendszerét.
De mire is figyeljünk oda, ha úgy döntünk, hogy cégünk a lehető leghatékonyabban és a legkisebb hibafaktorral szeretné bevezetni és fejleszteni home office rendszerét? Összeszedtük tíz pontban!
1. Vizsgáljuk meg, hogyan kommunikálunk!
Mérjük fel, hogy munkatársaink jelenleg hogyan kommunikálnak munka közben, mindez hogyan építhető be egy nagyobb volumenű rendszerbe, illetve milyen további platformokat lehet használni a kommunikációhoz. Hogyan és hol levelezünk? Milyen chat-programot használunk? Milyen szoftver a legmegfelelőbb számunkra egy online értekezlethez? Mindenkinek van céges telefonja? Mi a helyzet a mobilnettel? Hogyan tudunk egymással nagyobb fájlokat megosztani? Hogyan tudjuk mindenkinek biztonságosan elérhetővé tenni a céges szervert? Mérjünk fel minden kommunikációt csatornát és tökéletesítsük azokat.
2. Hallgassuk meg a munkatársak véleményét!
A home office-rendszer főszereplői a dolgozók. Az otthoni munka körüli bizalmatlanság miatt a téma sokak számára máig tabu, holott egy rendszer csak akkor működik jól, ha az megfelel a szereplői igényeinek. Legyünk nyíltak a távmunkával kapcsolatban, és bíztassunk arra mindenkit, hogy őszintén mondja el az észrevételeit és problémáit, azokat pedig próbáljuk meg úgy feldolgozni, hogy javítunk velük a rendszeren. Ha mindenki őszintén felvázolja minden igényét, és azok nagyrészét teljesíteni tudjuk, akkor mindenki elégedett lesz.
3. Ne csak egy platformmal éljünk – gondoljunk az ügyfelekre is!
A távmunka rendszerének felállítása során fontos, hogy eszünkbe jusson, hogy esetenként nemcsak a munkatársainkkal, de az ügyfelekkel is online kell meetinget tartanunk. Bár lehet, hogy a cégen belül már megtaláltunk minden megfelelő szoftvert és platformot a kapcsolattartásra és értekezletekre, de nem biztos, hogy ezekhez az ügyfeleinknek is van hozzáférése vagy kapacitása. Éppen ezért, ha egy confcall-ról vagy csoportos online meetingről van szó, legyünk nyitottak és tudjunk több platformot és lehetőséget is ajánlani partnerünknek, ezzel együtt pedig legyünk is felkészültek ezek működésével kapcsolatosan.
4. Figyeljünk a biztonságra!
A távmunka során elkerülhetetlen az e-mailek fokozott használata, a fájlküldés, a felhőkön való adattárolás vagy a távmunka a szerveren. Ez nem csak technológiailag vethet fel aggályokat, hanem adatvédelmi szempontból is. Főleg, ha csak a bűvös négybetűs kifejezésre gondolunk: a GDPR-ra. Kérjük ki GDPR-szakemberek és jogászok tanácsát arról, hogy hogyan tárolhatunk adatokat otthoni munkavégzés során biztonságosan, az IT-csapat pedig készítse fel a rendszert megfelelő tűzfalakkal, jelszavas védelemmel, és a különböző hozzáférhetőségek logikus, de szigorú limitálásával. És ha már IT-csapat...
5. Állítsunk fel és bővítsük az IT-csapatot!
Ha sokan dolgoznak otthonról, az megannyi újdonsággal és technológiai fennakadással járhat. Az IT-szakembereknek ilyenkor nemcsak új rendszereket kell felállítaniuk, új szoftvereket megismerniük és tömegesen telepíteniük, de folytonos ügyeletben is kell lenniük, hogy mindenki gépén azonnal javíthassák a távolból is a hibákat. Arról nem is beszélve, hogy minden gépet alaposan fel kell készíteni az új rendszerre – kezdve akár olyan alapoktól, mint a megfelelő operációs rendszer. Fontos, hogy az IT-csapatban megfelelő mennyiségű szakember dolgozzon és senki se legyen túlterhelt.
6. Gondoskodjunk egy erős gépparkról!
A szoftverek felmérésével együtt kell, hogy járjon a megfelelő géppark is. Bár ez nem kis befektetés, de fontos, hogy minden számítógép, telefon vagy akár tablet problémamentesen működjön, és jól fusson rajta minden szoftver legújabb verziója. A régi gépektől el kell búcsúzni, vagy minimum felújítani őket. Emellett más eszközökről is gondoskodni kell: külső winchesterek, pendrive-ok, vezetékek, új monitorok, ha valaki két képernyőn akar dolgozni, biztonságos, akár zárral ellátott laptoptáskák, headsetek, webkamerák, mikrofonok. Bár ez nagy beruházás lehet, de megfelelő hardverekkel az egész cég biztonságosan és hatékonyan tudja végezni a munkáját, ráadásul az IT-csapat is legjobb, legújabb, legbiztonságosabb szoftverekkel dolgozhat, így is védve a céget és az adatokat.
7. Tartsunk tréningeket!
Az új rendszer, az új szoftverek és az új szabályok megannyi kérdést vethetnek fel, ezért ne sajnáljuk az időt arra, hogy minden munkatársunk megfelelő oktatásban részesüljön. Mindenki ismerje a szoftverek nyújtott lehetőségeket, legyen tisztában azzal, hogy mit mennyi ideig használhat, és milyen jelszóval és felhasználónévvel léphet be. Ellenőrizni kell azt is, hogy a munkatársak biztosan megfelelő hozzáféréssel rendelkeznek-e a különböző fájlokhoz és rendszerekhez. És persze ne feledkezzünk meg az adatok védelméről sem! Mindenképpen tartsunk oktatást az adatvédelmi szabályokról, ki hogyan használhatja a szervert vagy a levelezőrendszert, milyen fájlokat tárolhat felhőben, mit nem tárolhat a számítógépen vagy akár saját gépén, és milyen platformhoz ne csatlakozzon lehetőség szerint, ha – természetesen a koronavírus után – egy kávézó teraszán akar megírni egy szerződésmintát.
8. Hozzunk szigorú szabályokat!
Bár a home office-nak megvan a szépsége, hogy az ember két e-mail között berakhat egy újabb adag mosást, ez nem azt jelenti, hogy a távmunka a szabadságról szól. Ahogy arról sem szólhat, hogy kiszaladjon a kezünk közül az idő, és mindennap korábban kezdjünk, majd még éjjel is ránézzünk e-mailjeinkre. Hozzunk szigorú szabályokat a munkavégzés idejéről, az ebédidőről, és akár arról is, hogy mennyi idő alatt kell válaszolni egy e-mailre vagy hány nem fogadott hívás elfogadott.
9. Állítsunk fel új rendszereket!
Sokszor fel sem fogjuk, hogy egy-egy rövid, személyes beszélgetéssel mennyi mindent szervezünk meg munkahelyünkön. Ám amint otthonról dolgozik mindenki, hamar feltűnhet a rövid egyeztetések hiánya, és az, hogy ezek nélkül könnyen veszíthetjük el a fonalat a megannyi projekt között. Ezért törekedjünk a beszélgetésekre! Érdemes kijelölni biztos időpontokat, mikor egy-egy csapat vagy egy alkalmazott a vezetőjével biztosan leül – persze online – és átbeszéli akár a napi, akár a heti teendőket, majd megtervezi a következő lépéseket. Fontos, hogy a közös cégen belüli egyeztetések és az egymás közti kommunikáció továbbra is jelen legyen, ám ez csak úgy történhet meg, ha egy jól működő rendszert dolgozunk ki rá.
10. Néha azért találkozzunk!
Bár a jelenlegi helyzetben a home office pont arról szól, hogy lehetőleg senki ne érintkezzen senkivel, a jövőben a távmunka középpontjában inkább a hatékonyság és a kényelem áll majd. Ám az, hogy valaki home office-ban dolgozik, nem azt jelenti, hogy nem a cég életének a része. Ha sokan dolgoznak otthonról hosszabb ideig, törekedjünk arra, hogy időnként akár egy nagy meeting, akár egy csapatépítő során a munkatársak találkozhassanak egymással és közösségben érezzék magukat.
Nem kell, hogy a távmunka kiépítésével egyedül nézzünk szembe. A T-Systems szakmai partnerként segíti a vállalatokat a digitális felkészülésben, hogy a home office rendszer mindenki számára hatékony és kényelmes legyen. A T-Systems két csomagjával a távmunka gyorsan megszervezhető akár 100, 200 vagy 500 munkatárs részére is, ráadásul egy olyan stabil rendszert biztosít, mely a jövőben is hasznos lehet, modernizálva vállalatunkat.
A Stay&Work Now ajánlat tartalmazza az instantNetwork HomeOffice felhő alapú szolgáltatást, amely felhasználók számára lehetővé teszi a távoli, biztonságos hozzáférést a vállalati belső hálózathoz. Cisco tűzfal gondoskodik a biztonságos kapcsolatról az alkalmazott gépe és a vállalat belső hálózata között. A csomaghoz jár a hét minden napján, napi 24 órában elérhető IT ügyféltámogatás, valamint a Cisco Webex felhő alapú, üzleti kommunikációt támogató megoldása, mely egy platformra helyezi a vállalati üzenetváltást, hang- illetve videókommunikációt, konferenciák szervezését és tartalmak közös szerkesztését. Kollaborációs megoldásként a Cisco Webex helyett választható a Microsoft Teams szolgáltatása is, melyet a Magyar Telekom biztosít. A Microsoft Teams ugyancsak kiváló eszköz a távmunka támogatására, mely hasonlóképp egyetlen közös felületet biztosít a felhasználóknak az üzenetváltásokhoz, illetve lehetőséget ad hang- illetve videokonferenciák indítására, tartalom megosztására, közös szerkesztésére. Stay &Work Smart konstrukció pedig még ezenfelül egy routert is biztosít a gyors interneteléréshez.
Az oldalon elhelyezett tartalom T-Systems Magyarország megbízásából, a HVG BrandLab közreműködésével jött létre. A tartalom előállításában a hvg.hu és a HVG hetilap szerkesztősége nem vett részt.
